Message de l’équipe

Bonjour à toutes et à tous,

Ce Dimanche 29 Janvier s’est terminé la 6ème édition de la JapaNantes, qui cette année encore grâce à vous connu un grand succès. Merci à vous!

Suite à cette édition qui est, pour rappel, la première à s’exporter hors de l’école Polytech Nantes, vous avez été nombreux à nous faire part de remarques et de commentaires divers. Nous vous remercions pour vos retours qui nous sont précieux pour cette édition charnière dans l’histoire de la JapaNantes. Nous tenons à vous dire que nous notons tout ce que vous avez pu dire, mais malheureusement nous manquons de temps et d’effectifs pour y répondre proprement. Ce message est alors destiné à répondre à toutes ces remarques et commentaires.

Tout d’abord, pour resituer le contexte, la JapaNantes a connu sa première édition en 2012. Depuis lors, sa croissance fut très rapide, allant d’environ 2200 visiteurs en 2012, puis 2400 visiteurs en 2015 et presque 3000 visiteurs l’an dernier. Si le salon a certes connu une si forte croissance, la JapaNantes restait organisée par un club d’étudiants de Polytech Nantes, et se déroulait dans ce même bâtiment.

Cependant, peu après la 5ème édition, l’an dernier, l’administration de l’école nous annonça que la JapaNantes ne pourrait dorénavant plus se dérouler dans les locaux de Polytech pour des raisons administratives et de sécurité. En effet, un bâtiment dédié à l’enseignement ne peut pas héberger un événement de cette ampleur. Nous avons dû transformer le club d’étudiants rattaché au bureau des élèves en association loi 1901, ainsi qu’une nouvelle salle pour accueillir la convention.

La recherche d’une nouvelle salle dans ce temps et ce budget imparti nous a ainsi amené à la salle de l’Odyssée à Orvault. Si cette salle a eu l’avantage de pouvoir nous accueillir, elle ne pouvait pas constituer une solution à long terme. En effet, sa capacité en visiteurs au même instant est de 900 personnes, contre environ 1800 pour Polytech. Malheureusement, les alternatives à cette salle nous étaient à ce moment ou pas abordables pour notre budget, ou plus petites que l’Odyssée, ou indisponibles aux dates de la JapaNantes.

C’est donc une des raisons pour lesquelles vous avez pu constater d’une grande affluence le samedi : une file d’attente très longue et bloquée par moments. Toute l’équipe de la JapaNantes vous prie de bien vouloir nous excuser pour cette interminable attente. La limite des 900 personnes ayant en effet été atteinte régulièrement au cours du week-end. Une deuxième raison est que nous n’avions pu tenir une seule caisse pour le samedi, comparée à deux caisses l’an dernier. En effet, avec un manque d’effectifs et des points de sécurités à surveiller plus nombreux qu’à Polytech, nous n’étions pas en capacité d’en ouvrir une seconde.

Enfin, comme nous avions pu en parler sur la page Facebook, nous avons subi plusieurs problèmes concernant la billetterie en ligne. Cette dernière étant une nouveauté de l’année dernière, et notre statut d’association changeant, nous n’avons pas pu gérer le paiement par internet. En effet, chaque année, c’est une nouvelle équipe qui compose l’organisation de la JapaNantes, et ce changement annuel pose des problèmes au niveau administratifs : le fournisseur de la billetterie ne pouvant pas pour des raisons légales nous rendre l’argent obtenu lors de la précédente édition. Notre partenaire Black Box nous a alors permi d’utiliser sa boutique en ligne afin de vous permette d’acheter vos pass en ligne. Nous espérons rétablir le tir l’année prochaine en ré-ouvrant notre propre billetterie en ligne.

D’autre parts, afin de permettre aux personnes venues acheter leurs entrées sur place, nous avons volontairement limité le nombre de préventes disponibles dans les restaurants universitaires et chez notre partenaire Japanim, ainsi que sur la billetterie en ligne. Si ce nombre de prévente a paru aussi faible, c’est que nous avions sous estimé l’affluence; nous pouvons maintenant à travers les statistiques mieux estimer le nombre de préventes à vendre l’an prochain.

Maintenant, malgré les explications que nous pouvons vous donner, d’autres questions restent en suspens pour vous comme pour nous. Nous pensons qu’il n’est pas judicieux de rester dans la même salle l’année prochaine, puisque nous avons déjà atteint la limite de la salle de l’Odyssée: elle ne nous laisse pas la possibilité de grandir encore. Agrandir la convention à l’extérieur du bâtiment n’est certainement pas possible en raison de la période hivernale ; il nous faut donc chercher une nouvelle salle pour l’an prochain.

Néanmoins, le défi restera le même que pour cette année: l’équipe d’une petite dizaine d’étudiants n’est pas suffisante pour organiser un événement d’une telle ampleur dans une salle inconnue, et dans tout les cas le nombre de staffs et de bénévoles est insuffisant pour le bon déroulement de la convention dans ces deux salles. Si nous avons reçu des messages pour nous mettre en garde contre notre amateurisme, nous souhaitons encore une fois rappeler que nous terminons nos cours le vendredi, pour préparer le salon la veille, et démonter le salon le dimanche soir pour retourner en cours le lundi.

Vous nous avez fait de nombreuses suggestions par mail ou sur la page de l’événement, comme nous demander d’agrandir la salle en échange d’un prix un peu plus élevé (1 ou 2€ par visiteur) ou d’ouvrir le salon à l’extérieur du bâtiment. Sachez que nous prenons toutes vos remarques constructives avec tout le sérieux qui leurs sont dûes, et nous gardons vos idées pour améliorer les JapaNantes futures.

Nous pensons qu’avoir une organisation transparente vous permettra de mieux comprendre les enjeux de cette année et nous aider à améliorer la convention, par votre aide directe ou via des suggestions. En effet, notre nouveau statut d’association vous permet de nous rejoindre dans l’organisation de la prochaine JapaNantes. Si vous êtes motivé pour être bénévole, membre actif ou même responsable dans l’organisation, n’hésitez pas à nous envoyer un message sur la page Facebook ou via mail à contact@japanantes.com . Notre association est dorénavant ouverte à toutes personnes, qu’elle soit mineure, majeure, étudiante, salariée…

Notre équipe vous remercie de votre compréhension, et nous attendons vos retours avec impatience, mais en attendant, nous espérons que vous revoir l’année prochaine pour une nouvelle édition meilleure que jamais!

Plein de bisous
L’équipe JapaNantes

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